7月是畢業(yè)季，一批高校畢業(yè)生走出象牙塔，紛紛來到企業(yè)開始社會實踐的第一步，小芬便是其中的一員。容貌清秀氣質(zhì)出眾的小芬在學(xué)校品學(xué)兼優(yōu)，也因此順利的進(jìn)入了全球500強(qiáng)C公司，成為一個部門總經(jīng)理的助理， C公司人員規(guī)模龐大業(yè)務(wù)繁忙，內(nèi)部同事之間及與客戶聯(lián)系都是通過公司自建的郵件系統(tǒng)進(jìn)行。小芬畢竟是初出茅廬的雛鳥，在協(xié)助總經(jīng)理處理一些事務(wù)時，無意中犯下了一些錯誤。
先是小芬作為部門助理，要將部門每個人登記入冊，并根據(jù)他們的工作性質(zhì)分配各自的郵箱空間大小，同時部門內(nèi)要共享通訊錄；然后小芬作為管理員，需要代替總經(jīng)理審核進(jìn)出的郵件；接著小芬要經(jīng)常將集團(tuán)公司的規(guī)章制度和部門內(nèi)的通知文件群發(fā)給小伙伴們，但小芬畢竟不是職場熟手，比較生澀，有時手忙腳亂，這不，有一次就不小心將職員甲的晉升加薪通知錯發(fā)到了乙的郵箱，小芬急得臉上直冒汗。經(jīng)過這件事后，她專門打電話給公司的郵件系統(tǒng)運(yùn)營商U-Mail，請教我們的客服及技術(shù)人員，U-Mail客服認(rèn)真耐心的聽了小芬的經(jīng)過后，逐一細(xì)致的回復(fù)了小芬的疑惑，手把手教會了她做相關(guān)操作：
部門人員錄入并有效管理
小芬可以規(guī)定，每位員工按照拼音來作為用戶名注冊郵箱，在同音情況下，再添加數(shù)字、符號等特殊標(biāo)記組合，根據(jù)公司的樹形組織架構(gòu)圖，把員工編入相應(yīng)的部門內(nèi)，同時登錄“部門管理后臺”進(jìn)行本部門郵箱管理，如下圖所示：
作為管理員，小芬可以：
1、分配部門每個員工一定的郵箱空間大小；
2、查看部門員工使用郵箱的狀態(tài)，比方說后登錄時間、剩余空間大小；
3、對某位員工的外發(fā)權(quán)限進(jìn)行限制，凍結(jié)或者修改、刪除某位用戶；
4、查看密碼設(shè)置簡單的員工，強(qiáng)制其更改為復(fù)雜程度更高更難破譯的密碼。
5、根據(jù)關(guān)鍵詞快速搜索到目標(biāo)用戶。
共享通訊錄和建立郵件群發(fā)
小芬可以在公司的超域管理后臺，選擇如下圖所示的“企業(yè)通訊錄共享”命令，彈出對話框如下圖：
而要建立郵件群發(fā)，可以在web頁面登錄郵箱，點擊“寫信”按鈕，在“收件人”框中擊右鍵，彈出一個“選擇收件人”對話框，選擇一個分列群組，然后點擊發(fā)郵件給該組”按鈕。
審核郵件機(jī)制
小芬登錄主審的webmail郵箱，在郵箱左側(cè)命令列表中就有一個“郵件審核”區(qū)域，點擊后進(jìn)行查詢和審核：
郵件撤回
郵件撤回這個功能特別實用，尤其是當(dāng)現(xiàn)代人工作緊張業(yè)務(wù)繁忙導(dǎo)致忙中出錯時，如果郵件萬一發(fā)錯了對象，就能夠挽回影響。小芬要想撤回郵件，可以登錄webmail網(wǎng)頁郵箱，在發(fā)件箱找到需要撤回的郵件，如下圖：
隨后勾選該郵件，點擊“郵件召回”按鈕，按照系統(tǒng)提示一步步進(jìn)行，終在“郵件召回記錄”中便可以查詢到結(jié)果是否已經(jīng)被召回。
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