1. 概念
1） 郵件歸檔
郵件歸檔是指對郵件數據進行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實時搜索和訪問，主要是針對海量數據的應用，是對數據進行有效的遷移和管理，當 數據停止改變或不被頻繁使用時，通過郵件歸檔系統把他們轉移到低成本的存儲硬件上，使之存于日常的備份窗口外。當需要時，可以即時獲取所需數據并快速搜 索。為企業電子郵件的法規遵從和規則的執行，實現了高度集成化，中心化，并可實現實時監測等功能。
2） 郵件備份
備份是指數據副本，萬一原始數據丟失或者損壞且無法修復，副本就可用于恢復原始數據。備份用于保護正在使用的數據。
數據備份時間表一般包括：每天的增量備份保留七天，每周的完全備份保留一個月，每月的完全備份保留一年，后，一年的完全備份保留七年。一年的 完全備份也稱為七年歸檔。這份時間表存在一個問題：很難從整個備份中挑選出需要長期保留的特定文件，因此用戶在使用這種方法時，終不得不將整個備份都打 包為大型的“歸檔”。此外，在兩次備份間隔時間中，如果有些郵件被刪除，這些郵件將永久丟失，并不能在備份中尋找到，導致了數據的丟失。
2. 存儲
1） 備份系統用于歸檔的困境
第一，當用戶需要查找幾年前的一些相關資料時，就必須記住這些文件存放哪個備份文件中。
第二，用備份數據來滿足電子發現的要求就更加困難。
第三，恢復備份數據并進行查找會消耗大量時間和費用。
第四，備份系統用于保存歸檔數據是相當低效的
2） 郵件歸檔存儲
歸檔是原始數據從初始站點移除后，發送到其它站點，用作長期保留。郵件歸檔可以說是在線的備份，只要你收發郵件，在歸檔系統掃描間隔時間中，發 現原本歸檔數據有新的更新，就會把這些新的數據進行歸檔。哪怕你立刻對郵件進行了刪除，但這些郵件數據已經被歸檔，不會造成數據丟失。
3. 分類和搜索
歸檔和備份的另一項區別在于分類和搜索功能。
一些備份軟件具有基本的歸檔功能，可以將文件獨立或按組歸檔，保留時不受備份限制。可以根據文件種類、日期、權及其它搜索標準命名或標記內 容。但是，如果公司會形成并需要處理大量歸檔，如電子郵件和圖像數據等，那么僅僅創建簡單的搜索標簽并不足夠;還需要擁有更加高級的歸檔解決方案，具備基于內容和權的搜索功能。
一個有效的歸檔系統則包含了足夠多的元數據，并能通過邏輯方式獲取信息。例如，一個電子郵件歸檔系統的元數據應至少包括發件人、收件人、主題、 時間等信息，通常還會把電子郵件主體放入數據庫用于全文搜索，甚至把附件的相關信息和關鍵詞也提取出來作為元數據保存。當需要查找需要的郵件時，輸入限制 條件，能夠在幾分鐘甚至是秒鐘內查找到所需的郵件。
